Yhdistyksen kokous
Aika:      Sunnuntai 08.06.2003 klo 11.00-12.20
Paikka:  Puotilan kartano, Helsinki

Pöytäkirja

1.	Kokouksen avaus
Sukuseuran hallituksen puheenjohtaja Yrjänä Heikinheimo avasi yhdistyksen 14. kokouksen, joka oli samalla yhdistyksen 25-vuotiskokous. Kokoukseen oli ilmoittautunut 58 osallistujaa. Kokous päätettiin vielä läpi suomenkielisenä. 

2.	Kokouksen järjestäytyminen 
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Matti Heikinheimo ja sihteeriksi Liisa Huovinen. Kokouksen pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Aija Ahola ja Maila Korhonen. Puheenjohtaja Matti Heikinheimo kutsui Yrjänä Heikinheimon kokousavustajakseen.

3.	Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 
Yhdistyksen voimassa olevien sääntöjen 10 § kuuluu: ”Yhdistyksen kutsuu koolle hallitus joko kirjeitse tai sähköpostitse niille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa yhdistykselle. Kutsu postitetaan  jäsenille vähintään kuukautta ennen kokousta jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen.” Kokouskutsu, joka on päivätty 25.03.2003, on lähetetty 24-28.4.2003 postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse sukuseuran jäsenille niihin osoitteisiin, jotka ovat olleet sukuseuran tiedossa. Näin ollen kokous katsottiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi käsittelemään kokouskutsussa mainittuja asioita. Ilmoittautuneiden luettelo on liitteenä 1.

4.	Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 
Kokouksen asialista jaettiin kokouspaikalla ja se hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 

5.	
Sukuseuran sääntöjen rekisteröiminen tiedoksi
Säännöt ja niiden käännös ruotsiksi jaettiin kokouspaikalla. Uudet säännöt on merkitty yhdistysrekisteriin suomenkielisinä 11.12.2002. Ennen rekisteröintiä vaati viranomainen yhdistyksen kokouksessa 19.1.2002 hyväksyttyihin sääntöihin sanamuodon tarkistuksia, jotka eivät hallituksen käsityksen mukaan muuttaneet asiasisältöä. Päätettiin merkitä ilmoitus sääntöjen rekisteröinnistä kokouksen pöytäkirjaan. 

6.	Hallituksen ja tilintarkastajien kertomukset kahden edellisen vuoden toiminnasta
Hallituksen puheenjohtaja esitteli yhdistyksen toimintakertomuksen, joka oli toimitettu yhdistyksen kokouskutsun mukana. Tässä yhteydessä sukuseuran hallituksen puheenjohtaja kertoi, että sukukirjan toinen osa valmistunee vuonna 2005. Rahastonhoitaja esitteli tilinpäätöksen ja tilintarkastajien kertomuksen. Päätettiin merkitä hallituksen ja tilintarkastajien kertomukset kuulluiksi (liitteet 2 ja 3).

7.	Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen kahdelta edelliseltä tilikaudelta
Päätettiin vahvistaa tilinpäätös kahdelta edelliseltä vuodelta (2001 ja 2002). Päätettiin myöntää hallitukselle ja rahastonhoitajalle vastuuvapaus päättyneiltä tilikausilta 2001 ja 2002.

8.	Hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan valinta erovuorossa olevan tilalle.  
Jaakko Heikinheimo kertoi, että puheenjohtajaksi ei ole löytynyt suvun piiristä halukkaita. Keskustelun jälkeen päätettiin, että valittava hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan seuraavaan vuosikokoukseen asti. 

9.	Hallituksen muiden jäsenten ja henkilökohtaisten varajäsenten valinta erovuorossa olevien tilalle.   
Päätettiin hallituksen kokoonpanosta seuraavaa:
Varsinaiset jäsenet:	Henkilökohtaiset varajäsenet:	
Erovuoroon vuonna 2005:		
Matti Höyhtyä (2)	Tuomas Heikinheimo (7b)	
Terhen Järvi-Kääriäinen (6a)	Sampo Kyander (8c)	
Erovuoroon vuonna 2007:		
Liisa Huovinen (3h)	Pirkko Lehto (3c)	
Jukka Heikinheimo (7b)	Leena Ruskomaa (7e)	
Fred Sundwall (9f)	Markku Kortekangas (9c)	

10.	Kahden tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinta tarkastamaan kuluvan ja tulevan tilikauden tilit.
Varsinaisina tilintarkastajina alkaen yhdistyksen kokouksesta 11.8.2001 ovat olleet:
Tuija Leppämäki (6a) ja Erik Hernberg (5a). Varatilintarkastajina ovat olleet:
Aslak R Heikel (7d) ja Markku Kortekangas (9c) 19.1.2002 saakka ja sen jälkeen Markku Kortekankaan tultua valituksi hallituksen jäseneksi hänen tilallaan Marja-Leena Laitinen (3c).
	
Varsinaisiksi tilintarkastajiksi valittiin edelleen Tuija Leppämäki (6a) ja Erik Hernberg (5a). Varatilintarkastajiksi valittiin Kalle Jaakko Heikinheimo ja Marja-Leena Laitinen (3c).

Rahastonhoitajana toimii Leena Heikinheimo.

11.	Jäsenmaksujen ja ainaisjäsenmaksun suuruuden vahvistaminen
Jäsenmaksut vuodeksi 2004 päätettiin vahvistaa hallituksen esityksen mukaisesti:
a)	jäsenmaksujen perintäjakso mukautetaan hallituksen toimikausiin siten että siirtymäkaudella (2003-2004) peritään vain yhden vuoden (2004) jäsenmaksu
b)	jäsenmaksun suuruus pidetään entisenä, eli suomalaiseen pankkiin maksettuna vuosijäseniltä 10 euroa per vuosi ja Ruotsissa olevalle pankkitilille maksettuna 95 SEK per vuosi sekä ainaisjäsenmaksuksi vahvistetaan entinen 170 euroa ja vastaavasti 1600 SEK.

12.	Kunniajäsenten kutsuminen
Sukuseuran kunniajäseniksi päätettiin kutsua:
Pekka Jauho (sh 3e)
Erik Allardt (sh 9f)
Miika Heikinheimo (sh 7b)

13.	
Kunnianosoitukset
Lounaan yhteydessä palkittiin sukutyötä ansiokkaasti tehneet numeroidulla sukukirjalla GH II:1 (liite 4). 

14.	Muut asiat
Päätettiin, että Yrjänä Heikinheimo vie sukukokouksen tervehdyksen henkilökohtaisesti Aila Heikinheimo-Lindholmille, joka ei päässyt osallistumaan kokoukseen.

Genos-lehdessä on uusi sukukirja saanut erinomaisen arvion.

15.	Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen. Kokouksen päätöksen olivat yksimielisiä.

Kokouksen puheenjohtaja		Sihteeri
Matti Heikinheimo		Liisa Huovinen

Pöytäkirjan tarkistajat

Aija Ahola			Maila Korhonen